לחברות קטנות יש דרישות משאבי אנוש גדולות: להקים את היסודות הנכונים לארגון מצליח, להתמודד עם האתגרים העסקיים הגדולים ביותר ולבנות תשתית אנושית בעלת יכולות גידול והתפתחות מהירה. המנהלים מתמודדים עם גיוס וציוות עובדים, הנעת צוותים לעשות את הבלתי אפשרי בפחות משאבים, הצורך לשדרג את יכולותיהם הניהוליות (חלקם "נקלעים" לניהול לראשונה), לחזות, לבקר ולחסוך הוצאות בסעיף כח אדם ולהתמודד עם תחלופה של אנשי מפתח (שזמן ועלות החלפתם גבוהה).
יש הסבורים כי רוב משימות משאבי האנוש ניתנות לביצוע בשלב מאוחר יותר, שאת רוב המשימות יכול לבצע איש משאבי אנוש זוטר או המנהלים המקצועיים. המודל שבניתי מניח שדווקא חברות קטנות זקוקות לאיש משאבי אנוש מנוסה מאד מאחר וטעויות, אם ייעשו, מהותיות ויקרות הרבה יותר מאשר בחברות גדולות. לפיכך נבנה מודל מודולרי וגמיש המאפשר ייעוץ משאבי אנוש רק לפי הצורך והאפשרות הפיננסית.
דוגמאות לשירותים אפשריים. מתוכם ניתן כאמור לממש רק את החלקים הרלוונטים לאותו מועד וליכולת הפיננסית הקיימת:
- חשיבה משותפת על אפיון ה"DNA הארגוני" הנכון
- סיוע ביצירת שפה משותפת ומטרות משותפות בין ההנהלה לעובדים
- סיוע וייעוץ בבניית תהליכי גיוס, מיון וקליטת עובדים:
- ניסוח וכתיבת תיאור ודרישות המשרה
- יצירת קשר עם חברות השמה (שזהותן תסוכם בינינו), הצגת החברה ומיצובה בפניהן, ניסוח חוזה עבודה עימן והעברתו לחתימתכם בהמשך, פתיחת המשרה בחברות אלה
- ראיונות מועמדים – לפני או אחרי המראיינים המקצועיים
- הדרכה ואימון לבניית וביצוע ראיונות על ידי אנשי המקצוע
- סיוע בסגירת תנאים וחוזה עבודה, סיוע בתכנון כניסה לתפקיד
- שיחה עם העובד/ת החדש/ה לאחר תקופה שתוסכם לבדיקת התאמה הדדית וצורך בפעולות התאמה/שינוי נוספות
- שימור מוטיבציית העובדים וניהול מסודר של התחלופה בחברה – באם נדרש
- תמיכה וייעוץ בנושאי ניהול והנעת עובדים
- טיפול תשתיתי במערכת השכר ובחוזי עבודה
- בניית תחומי אחריות וחלוקת עבודה
- סיוע בשיתופי פעולה בין תרבותיים (למשל עם שותפים, ספקים, מומחים וקרנות) – כשנדרש
- סיוע בהחלטות ובבניית התשתית הארגונית אשר תידרש לעתיד
- תמיכה וייעוץ ניהולי לצוות הניהולי הבכיר: עבודה עם הנהלת החברה והיזמים על חלוקת תחומי אחריות וייעול העבודה המשותפת
הייעוץ ניתן מתוך ראייה כוללת למועצות מנהלים, לחממות וקרנות וגם ליזמים. הליווי מבוסס על ההנחה שבחירה נכונה של המיזמים, החברות, והנהלת החברות, כמו גם אבחון קשיים מראש וליווי המיזם, יסייעו להצלחת החברות. הנסיון מראה כי לטעויות שנעשות במיזמים קטנים, בשלביהם הראשונים יש את המחיר היקר ביותר. לפיכך, סיוע להצלחת המיזם מהווה אינטרס משותף לכל המעורבים. לדוגמא, בחירה נכונה של מנכ"ל או חברי הנהלה עשוייה לתרום מהותית להצלחת החברה.
להלן דוגמאות לשירותים אפשריים למועצות מנהלים, לחממות, לקרנות, לחברות ולמיזמים. מתוכם ניתן כאמור לממש רק את אותם חלקים הרלוונטים לאותו מועד וליכולת הפיננסית הקיימת:
- אבחון מאפייני האישיות והיכולת הניהולית של היזמים הפונים לחממות ולקרנות לצורך תמיכה בהחלטה על קבלתם לתכניות השונות. ייעוץ לגבי קשיים ויתרונות בעבודה משותפת עימם
- סיוע בגיוס המנכ"ל וחברי ההנהלה – בדיקת הצרכים ואפיון מורחב של המועמדים לתפקידי מנכ"ל וחברי הנהלה.
- סיוע בהחלטות ובבניית התשתית הארגונית, חשיבה משותפת על אפיון ה-"DNA הארגוני" הנכון
- יצירת שפה משותפת ומטרות משותפות בין כל המעורבים במיזם, לדוגמא בין יזמים לעובדים אחרים
- סיוע וייעוץ בבניית תהליכי גיוס, מיון וקליטת עובדים (הגדרת צרכי גיוס, אפיון משרות ופרופיל נדרש, אבחון מועמדים, ציוות וכניסה לתפקיד)
- שימור מוטיבציית העובדים וניהול מסודר של התחלופה בחברה
- תמיכה וייעוץ בנושאי ניהול והנעת עובדים
- טיפול תשתיתי במערכת השכר ובחוזי עבודה
- ייעוץ בבניית תחומי אחריות וחלוקת עבודה
- טיפול בקונפליקטים וייעוץ ארגוני מקיף
- עזרה בתהליכי שינוי
אנשי משאבי אנוש עשויים להגיע לתפקיד במסלולים שונים ולא פעם ברור שיש להם את הדרוש לתפקיד אך חסר להם ניסיון, מיומנות ויידע מקצועי העשויים לשפר רבות את תפקודם. לאחר שנים רבות של גיוס, חניכת והכשרת צוותי משאבי אנוש (שחלקם הפכו בהמשך לסמנכ"לי משאבי אנוש בעצמם), התבקשתי ללוות כמנטורית אנשי משאבי אנוש בדרגים שונים. חלקם הגיעו אלי ביוזמתם וחלקם ביוזמת ומימון הארגונים שבהם הם עובדים.
מקצוע משאבי האנוש נחשב בעיניי למהותי ומשפיע ואני מאמינה כי עשייה נכונה תורמת רבות להצלחת הארגון, ליויתי אנשי משאבי אנוש רבים ואני חייבת להודות שמעבר להנאה המקצועית, אני רואה בליווי גם סוג של שליחות העשוי לסייע לשיפור תדמית המקצוע ותפיסת חשיבות תפקיד משאבי אנוש בארגונים.
אופן העבודה מותאם לאיש משאבי האנוש על פי הזמן שבו הוא בתפקיד ובארגון, לרמת הבכירות, לצרכי ואילוצי הארגון ועוד. העבודה יכולה להיעשות במפגשים קבועים, מפגשי אד-הוק לתמיכה בתהליכים מורכבים ומשברים, ייעוץ טלפוני או שילוב של כל אלה.
תהליך אופייני של עבודתי עם אנשי משאבי אנוש:
שלב ראשון: איתור צרכי משאבי אנוש ובניית תוכנית עבודה מיידית, לצורך כך נעשית בחינה משותפת של האופן שבו ניהול משאבי אנוש עשוי לתרום להשגת המטרות העסקיות לטווח קצר ולטווח ארוך של החברה. חלק מהשיחות נעשות על מנת להבהיר את ציפיות צוות ההנהלה מפונקציית משאבי אנוש וגם מהארגון והעובדים (מה עובד טוב, מה חסר…). כמו כן נעשית חשיבה משותפת לגבי הקיים ולגבי החסרים שיש להשלים אצל איש משאבי האנוש על פי תפישתו. לאחר בניית התכנית ניתן להציגה ולתקפה בפני צוות ההנהלה אם הדבר נדרש.
שלב שני: תמיכה בהפעלת התוכנית וחניכה לפי הצורך. התמיכה עשויה לכלול מפגשים פרונטליים וגם ייעוץ טלפוני עם איש משאבי האנוש. המפגשים כוללים בנית חומרים ותשתיות משאבי אנוש, מיצוב תפקיד משאבי אנוש בארגון, מענה לדילמות מעשיות בהם נתקל איש משאבי אנוש בעבודה שוטפת בחברה ומפגשים עם אנשי מפתח נוספים על פי צורך
תוכנית העבודה תתרכז בבניית תשתיות ותהליכים ארגוניים כגון:
- גיוס, מיון וקליטה (הגדרת צפי גיוס, אפיון משרות, פרופיל נדרש לעובדים, ציוות ובניית שלב הכניסה לתפקיד)
- תכניות לשימור והנעת עובדים
- תהליכי הערכה, תגמול וקידום עובדים
- חיבור עובדים ליעדים העסקיים של החברה
- בחינה וטיוב של מערכת התגמולים וחוזי העבודה הפרטניים
- בניית תחומי אחריות וחלוקת עבודה
- הדרכה, למידה, שיתוף במידע (הבנת צרכים, תכנון פתרונות)
- צרכים נוספים שיובהרו במהלך שלב העבודה הראשון
ניהול אינו מיומנות מובנת מאליה. חלק מהמנהלים הגיעו לתפקידם מאחר והיו הטובים ביותר בתחומים. עובדה זו אינה הופכת אותם בהכרח למנהלים טובים. מיומנויות ניהול מהוות גורם חשוב ביכולת הארגון לממש את ייעודו ולהשיג את מטרותיו לאורך זמן. בעיניי, כל ארגון צריך לנסות לפתח ולהצמיח את מנהליו כך שיעמדו באתגרים המוצבים בפניהם בהצלחה.
בעבודתי כאשת משאבי אנוש וכיועצת ליוויתי עד היום עשרות מנהלים בדרגים שונים. החל מראשי צוותים מתחילים ועד מנכלי"ם. ליווי המנהלים כולל מידע ודוגמאות מהשטח וגם סיוע וחשיבה משותפת לגבי התלבטויות המנהל בחיי היום יום בנושאים כגון ניהול מקצועי, ניהול ממשקים וניהול צוותים.
דוגמאות לנושאים העולים ומטופלים במהלך הליווי:
- תפיסת תפקיד ניהולית: חשיבה מערכתית, אחריות ניהולית, המנהל כמייצג הארגון
- עיצוב תרבות ארגונית בקבוצה – הגדרת ערכים מובילים והטמעתם
- קביעת מטרות אישיות לשיפור בתפקיד הניהולי
- הפעלת ופיתוח העובד: גיוס, קליטה, ליווי, חניכה, הדרכה בעבודה
- הפעלת אנשים מותאמת לעובדים: הצבת גבולות, האצלת סמכויות ועוד
- שגרות וכלים ניהוליים: פגישות עבודה, פגישות אישיות, ישיבות צוות, ועוד
- ממשקים עם קולגות
- התמודדות עם קונפליקטים
- ממשקים, הגדרת יעדים ותיאום ציפיות עם מנהלים
- משובים והערכת עובדים
הסדנאות מבוססות על ניסיון של כ 30 שנה בהנחיית קבוצות ובניהול תהליכי משאבי אנוש. הנחיית הסדנאות אינה מתבססת רק על מודלים תאורטים ונושאים תיאורטים, אלא גם ובעיקר על ניסיון ארגוני רב שנים ופרקטיקות מחיי הארגון ההופכות את הסדנאות למעשיות מאד עבור מנהלים מקצועיים ואנשי משאבי אנוש.
דוגמאות לסדנאות בארגונים:
- סדנת שיפור מיומנויות ראיון – לאנשי משאבי אנוש/ למנהלים מקצועיים
בסדנא נלמדות ומתורגלות פרקטיקות מעשיות רבות שבהן השתמשתי באלפי ראיונות עבודה שקיימתי ועל פיהם הכשרתי ותרגלתי מנהלים מקצועים ואנשי משאבי אנוש בכל הדרגים.
המשקל הניתן לשאלות מהתחומים המקצועיים, לעומת שאלות מהתחומים הרכים משתנה לפי הצורך לפי קהל המשתתפים בסדנא. נושאי סדנת ראיונות:
- מטרות הראיון ומה ניתן להפיק מראיון עשוי היטב
- הבנת הערכים וה DNA הארגוני שאנו בוחנים אצל המועמדים לכל ארגון
- שלבים שלפני – מה עלינו לבדוק טרם הראיון, על התפקיד, הדרישות והמועמדים
- הדגשים חשובים באווירה ובהלך הרוח בראיון
- שפת הגוף ושפת המילים
- שאלות טיפוסיות בראיון ומה אפשר ללמוד מהקשבה נכונה לכל תשובה?
- ניסיון מקצועי קודם – איך מפיקים את המירב מהאינפורמציה שמועמדים מספקים?
- חידות ומבדקים מקצועיים – איך לעשות ומה ניתן ללמוד מהם?
- הטיות וטעויות אפשריות בראיון עבודה
- לימוד מטעויות וקשיי עבר בראיונות – איזה לקחים ניתן להפיק?
- שיחות ממליצים – איך להוציא את המירב?
סדנת הכנה לקראת תהליך משוב והערכות עובדים:
ניתן להעביר רק את הסדנאות או לקיים תהליך מלא המסייע גם בקביעת ערכי החברה החשובים להערכות העובדים (בעבודה משותפת עם דרגי המנהלים הרלונטיים ולעיתים אף עם העובדים – בהתאמה לרצון החברה). ניתן לסייע גם בניסוח שאלוני המשוב למנהלים ולעובדים. בליווי תהליכי הערכת עובדים יש לפעמים מקום גם לסדנאות לעובדים האמורים להיות מוערכים על מנת לבצע תהליך ארגוני מתואם ונכון המובן לשני הצדדים.
נושאי סדנת הערכות עובדים למנהלים:
- מטרות הערכת עובדים
- שימושים אפשריים להערכות עובדים
- גישות שונות לגיבוש ההערכה
- הטיות שונות (מודעות ולא מודעות) הפוגמות בהערכת עובדים
- מה יסייע לנו לעשות הערכת עובדים נכונה ויעילה
- מה מודדים? מימדים חשובים בהערכת עובדים וחשיבותם בבניית הטופס
- מאפייני יעדים יעילים
- מקורות מידע אפשריים אשר יסייעו לגבש הערכה נכונה
- סגנונות יעילים ולא יעילים של מעריכים
- כללים לפני ובמהלך ההערכה
- התמודדות עם תגובות אפשריות של מוערכים
- אווירה בתהליך ההערכה
סדנת הכנה לקראת תהליכי פיטורים בארגון
ארגונים נמדדים לא רק באופן שבו הם קולטים ומשמרים עובדים אלא גם באופן שבו הם נפרדים מעובדים. הן העוזבים והן הנשארים בוחנים את אופן ביצוע התהליך והדבר משפיע על מוטיבציית הנשארים והאופן שבו הארגון נתפס בסביבה החיצונית. הסדנא מבוססת על ניסיון של עשרות שנים במשאבי אנוש, כולל בתכנון וביצוע תהליכי פיטורים בארגונים, בייעוץ לחברות מפטרות וכן מהצד השני – בליווי מאות מפוטרים
נושאי סדנת הכנה לתהליכי פיטורים:
- מודעות והבנת התהליך
- "עשה ואל תעשה". לימוד מניסיון עבר של אחרים
- תפקידי ההנהלה/ תפקידי משאבי אנוש בתהליך
- הכנות: שאלות לדיון ולהחלטה, משימות והערכות מצב
- מהלך היום ושיחות הפיטורין
- תפיסת הפיטורים מצד המפוטר / הנשארים בארגון
- היום שאחרי
